Làm việc nhóm hiệu quả với Google Drive

Từ khi vào đại học thì khối lượng làm teamwork đã chiếm đến khoảng 50 – 60% thời gian cuộc sống của mình, từ câu lạc bộ đến làm nhóm trên lớp. Thậm chí đến khi phải quản lý nhóm thì còn tăng lên nữa vì mọi công việc hầu hết là làm tại nhà và phải quản lý, giao tiếp online. Mình đã tự hỏi lượng thời gian đó liệu đã tối ưu chưa?

Thời đại công nghệ lên ngôi cũng là lúc xu hướng làm việc online tại nhà ngày càng trở nên phổ biến, tức là các công cụ hỗ trợ quản lý online cũng dần xuất hiện ngày càng nhiều. Google Drive là một trong những số đó với ưu điểm là free, dễ dàng và thân thiện với người dùng nhất. Công cụ này đã giúp mình giảm một nửa lượng thời gian teamwork so với ban đầu đấy !

1. Lưu trữ tài liệu làm việc nhóm trên cùng một hệ thống

Làm việc nhóm đồng nghĩa với việc có rất nhiều tài liệu chung. Khi mình còn làm việc theo các truyền thống thông thường, việc luân chuyển tài liệu offline qua email quả là bất tiện khi tất cả thành viên trong nhóm phải download về mới xem được. Chưa kể nếu file đó có gì chỉnh sửa thì sao? Lại phải gửi lại bản thứ 2 đã chỉnh sửa, sau đó lại download đúng file y hệt đó về máy. Rất bất tiện và tốn thời gian, chưa kể cách lưu trữ file của từng người là khác nhau, việc sắp xếp lộn xộn hoặc thất lạc tài liệu là điều khó tránh khỏi.

Để giải quyết thì Google Drive sẽ cho phép bạn lưu trữ các tài liệu đó ONLINE. Như hình dưới đây thì với mỗi nhóm công việc, mình sẽ có một folder riêng và tất cả mọi người trong nhóm đều có thể truy cập vào đó chỉ với một đường link.

Để bắt đầu, bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình và truy cập vào Google Drive. Ở góc trái bên trên, click vào dấu cộng Mới. Nếu đã có thư mục sẵn lưu ở trong máy, bạn chỉ cần Tải thư mục lên và Google Drive sẽ tải lên thư mục đó bao gồm tất cả các file bên trong luôn. Còn nếu chưa có thì Thư mục sẽ giúp bạn tạo một thư mục mới hoàn toàn ngay trên hệ thống.

Để mọi thành viên đều có thể truy cập vào được, bạn click vào tên thư mục và chọn Chia sẻ – nhập email các thành viên hoặc Nhận liên kết có thể chia sẻ được – lấy đường link dẫn đến thư mục đó trên Drive. Lưu ý là không chỉ được truy cập mà mọi người còn có thể tự tải file lên đóng góp vào thư mục đó nữa.

Nếu có những tài liệu không tiện công khai hoặc chỉ một số thành viên được phép truy cập vào, bạn hoàn toàn có thể cài đặt quyền hạn đối với từng người nhất định. Ngoài ra, Google Drive cho phép bạn cài đặt quyền riêng tư nên không phải lo về việc phải công khai tài liệu online nhé.

2. Cùng chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc

Trong trường hợp mà cùng một công việc nhưng mỗi thành viên đảm nhiệm một phần khác nhau thì sao? Theo cách thông thường, đến cuối cùng sẽ có kha khá các file tài liệu của riêng từng thành viên và bạn sẽ phải ngồi tổng hợp, chỉnh sửa lại từng ấy phần vào trong cùng một file hoàn chỉnh. Chưa kể trước khi hoàn thiện được thì phải gửi qua gửi lại, góp ý chỉnh sửa rất nhiều lần.

Vì vậy nên, tất cả những gì bạn làm được với một thư mục như ở bên trên, thì bạn cũng có thể thao tác được với một tài liệu Word, Excel, PowerPoint y hệt: truy cập, chỉnh sửa bởi nhiều người cùng một lúc.

Cũng ở dấu cộng Mới phía trên bên trái màn hình, bạn có các lựa chọn tạo một file Word, Excel hoặc PowerPoint để bắt đầu chỉnh sửa online.

Dưới đây là một ví dụ của tài liệu Google Docs mới (tức là bản Word đó). Bạn sẽ đặt tiêu đề tài liệu ở bên trên, và các công cụ chỉnh sửa văn bản đầy đủ được trình bày ở hàng bên dưới. Không thiếu gì so với Word offline đâu nhé.

3. Quản lý tiến độ công việc của nhóm

Nếu biết những tips dưới đây, Google Drive cũng có thể dùng để quản lý tiến độ công việc nhóm không thua bất cứ một công cụ chuyên dụng nào đâu nhé.

Điểm đặc biệt của Google Drive đấy là có thể cùng xem và chỉnh sửa bởi nhiều người. Khi phải quản lý tiến độ công việc một nhóm, bạn hoàn toàn có thể lợi dụng điểm mạnh này để làm công cụ cho bản thân mình.

Dưới đây là bảng mẫu quản lý công việc mình sử dụng Google Excel. File quản lý này được chia làm các cột tháng, phòng ban, công việc, phân công người làm, deadline và kết quả làm việc.

Ở vị trí người quản lý, công việc của bạn là ghi rõ những đầu việc, phân công người làm và deadline. Thành viên nhóm được phân công khi làm xong sẽ dẫn link qua một file khác ở cột kết quả. Mỗi ngày bạn sẽ dành khoảng 30 phút để kiểm tra tiến độ làm việc của nhóm, nếu qua deadline mà vẫn chưa thấy thành quả, bạn click vào dấu mũi tên xuống ở cột Check và chọn Miss. Ngược lại, nếu đã xong xuôi rồi thì chọn Done.

Như vậy, cả nhóm sẽ cùng theo dõi được tiến độ công việc cũng như thành quả của mỗi thành viên để có đánh giá đúng hơn. Là một người quản lý, bạn cũng tiết kiệm được thời gian và công sức nữa.

Lưu ý nhỏ, nếu có quá nhiều đầu việc và deadline khiến bạn rối mắt, hãy cài đặt chế độ “tự động” ở cột Deadline – tự động chuyển màu khi đã qua ngày. Rất đơn giản, bạn vào cột Định dạng, chọn Định dạng theo điều kiện.

Sau đó, chọn phạm vi dải ô muốn áp dụng (cột Deadline), định dạng ô nếu: chọn ngày trước. Cuối cùng chọn kiểu định dạng theo ý muốn của bạn ở mục cuối cùng. Lưu ý là bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này với mọi dải ô và mục đích khác nhé.

Nếu bạn là một “con lười” và muốn tiết kiệm thời gian, dưới đây mẫu template Excel để các bạn có thể copy và sử dụng luôn. Nếu thấy hiệu quả đừng quên chia sẻ lại với mọi người nha !

Trên đây là những tính năng chủ yếu hay dùng mà mình thấy hữu ích nhất khi làm việc nhóm, nhưng đừng quên là bạn hoàn toàn có thể áp dụng những tips trên đối với cả quản lý công việc cá nhân nhé. Một công cụ nếu biết khai thác sử dụng đúng cách chắc chắn sẽ làm mọi việc dễ dàng hơn rất nhiều đấy !

Đừng quên chia sẻ lại cho mình phương pháp làm việc online của các bạn ở dưới comment nhé !

life coach
DƯƠNG VĂN THUYÊN

Chào bạn,

Mình là Dương Văn Thuyên, một huấn luyện viên cuộc sống chuyên nghiệp (life coach) chứng nhận quốc tế bởi ICF.

Bạn có muốn một người đồng hành 1:1 trong hành trình phát triển bản thân của mình không? Một người có chuyên môn về phát triển bản thân, có khả năng lắng nghe, thấu hiểu và quan trọng là đặt cho bạn những câu hỏi để bạn có thể suy nghĩ sâu hơn.

Thuyên có thể trở thành người đồng hành của bạn nếu bạn muốn. Mình biết được rằng dù có kiến thức, hiểu cách làm nhưng hiếm có ai có thể thành công nếu đi một mình, kể cả Thuyên. Thậm chí, trường hợp bạn đã có những thành công nhất định thì một người đồng hành sẽ giúp nhân thành công đó lên nhiều lần.

Đừng ngần ngại liên hệ với mình qua page Talk To Thuyen. Tìm hiểu thêm về những gói huấn luyện tại website của mình tại:

https://duongvanthuyen.com 

Chia sẻ là lan tỏa giá trị cho những người xung quanh bạn. Đừng ngần ngại nhé!

Dương Văn Thuyên

Thích lan tỏa giá trị, mê thể thao cảm giác mạnh và yêu ngoại ngữ. Giá trị sống của mình là phát triển bản thân và người khác để trở thành con người mình mong muốn. Câu chuyện của Thuyên - Những bước nhảy định mệnh.

Bạn có suy nghĩ gì hơm?

Your email address will not be published. Required fields are marked *