Quản lý công việc hiệu quả với Google Calendar

Nếu bạn đang cần một công cụ online hỗ trợ miễn phí để dễ dàng lên lịch làm việc và quản lý thời gian một cách khoa học, Google Calendar chính là thứ bạn đang tìm kiếm !

Hai năm trước khi còn là sinh viên năm hai, mình tham gia một tổ chức sinh viên ở vị trí Phó chủ tịch, đồng thời đi làm thêm ở Starbucks. Áp lực phải đảm bảo chất lượng cho cả ba công việc cùng một lúc đòi hỏi mình sắp xếp lịch làm việc và tận dụng thời gian một cách triệt để. Trong khoảng thời gian đó, Google Calendar chính là vị trợ lý ảo đắc lực giúp mình thoát khỏi tình trạng rối tung rối mù, đặc biệt là mỗi lần đến kì thi. Thói quen dùng Google Calendar vẫn được mình giữ cho tới tận bây giờ. Vì sao á? Vì công cụ này đã giúp mình tiết kiệm đến hơn 700 giờ mỗi năm. Tin được không?

Thế Google Calendar là gì và công cụ này đã giúp mình ra sao?

1. Thiết kế thời gian biểu khoa học và bắt mắt

Mình đã từng rất tự tin vào trí nhớ của bản thân, luôn ghi nhớ lịch và các việc cần làm trong đầu và hiếm khi ghi ra. Nhưng dần dần lịch thì càng ngày càng dày mà trí nhớ của mình cũng có hạn, hình dung trong đầu ra thời gian biểu chi tiết cho cả ngày là không thể. Tệ hơn, mình hay dễ dàng bỏ phí 1 – 2 tiếng/ngày do không chủ động sắp xếp.

Việc đưa mọi thứ công việc trong ngày lên một bản “trình chiếu” giúp mình rảnh rang đầu óc khỏi việc ghi nhớ, hơn nữa mình còn nhìn được những khoảng thời gian trống 30 phút – 1 tiếng trong ngày để tận dụng. Ngoài ra, màu sắc bắt mắt cũng làm tăng cảm hứng sáng tạo và giảm stress cho mình mỗi khi truy cập vào nữa.

Tất cả những gì bạn cần làm là truy cập vào hệ thống Google Calendar và click dấu cộng màu đỏ ở góc phải bên dưới màn hình.

Sau khi click vào dấu cộng, Google Calendar sẽ hiện ra giao diện cho bạn chỉnh sửa thông tin như hình dưới đây. Có 3 mục cơ bản nên điền, đó là Tên công việc, thời gianđịa điểm (nếu có). Mục Notification cho phép bạn chỉnh sửa nhắc nhở cho lịch làm việc, ngoài ra bạn cũng có thể đổi màu sắc để phân loại tính chất từng công việc khác nhau.

Hoặc đơn giản hơn, bạn chỉ cần rê chuột trên lịch từ thời gian lúc công việc bắt đầu cho đến khi kết thúc, và Google Calendar sẽ hiện ra một hộp thoại cho phép bạn chỉnh sửa lịch làm việc một cách nhanh gọn và ít chi tiết hơn.

2. Xếp lịch vài tháng trong vòng vài phút​

Lúc trước khi còn dùng sổ tay và lịch để bàn để sắp xếp công việc, mình thấy mất công nhất là những lúc phải ghi đi ghi lại hàng chục lần các sự kiện cố định mà điển hình là lịch học. Không ghi vào sổ thì không nhớ hôm nay học môn gì, mà dựa vào thời khóa biểu thì lúc nào cũng phải mở song song 2 cái à? Bất tiện đủ đường.

Nhưng mà với Google Calendar thì lại khác. Chỉ với một vài cú click chuột trong 3 phút và tèn ten, mình đã ghi được lịch học, lịch ôn thi hay các cuộc họp cố định trong 3 – 4 tháng tới. Đó là do tính năng lặp lại sự kiện trên lịch (repeat) mà mình đánh giá là cực kỳ hữu ích.

Sau khi vào giao diện chỉnh sửa sự kiện, bạn click vào phần “Does not repeat” để cài đặt tính năng này. Nếu những lựa chọn ở danh sách thả xuống không phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt theo ý mình ở phần “Custom”.

Dưới đây là giao diện phần Custom. Để cài đặt lịch học mình luôn dùng Custom bởi vì lịch học thường là 2 buổi/tuần/môn và diễn ra chỉ trong 1 – 2 tháng.

Sau này, ngoài lịch học, mình còn dùng tính năng này để sắp xếp thói quen hàng ngày, ví dụ như 30 phút ngồi thiền hoặc vẽ mỗi buổi sáng và 1 tiếng viết nhật ký mỗi tối trước khi đi ngủ.

3. Trị bệnh hay quên

Đối với một đứa hay quên như mình thì việc được nhắc nhở lịch trình hằng ngày thực sự đã cứu mình khỏi hàng chục pha bỏ lỡ công việc.

Mình là một đứa não cá vàng, đặc biệt khi đi thi hay quên những thứ nho nhỏ như thẻ sinh viên, máy tính cầm tay, nhiều khi là bút chì hay thước kẻ. Vậy nên mình thường xuyên cài đặt thông báo lịch thi trước khoảng 1 giờ đồng hồ, cùng với lời nhắc nhở những vật dụng cần mang khi vào phòng thi. Bạn nào hay quên thì có thể thử theo cách dưới đây nha.

Cũng ở phần chỉnh sửa sự kiện, bạn tìm mục Notification. Mục này cho phép bạn cài đặt nhắc nhở công việc trước một một vài tiếng, một vài ngày hoặc trước cả một vài tuần để bạn có sự chuẩn bị tốt hơn.

Nếu bạn nào thích trải nghiệm có một trợ lý ảo thì Google Calendar có tính năng Daily Agenda, đó là gửi qua email lịch trình trong ngày của bạn. Thay vì 30 phút mỗi sáng suy nghĩ về to-do-list, giờ đây bạn chỉ cần 1 phút check email và tập trung hoàn toàn vào công việc sắp đến.

Tìm đến phần My Calendars góc trái bên dưới màn hình, click vào dấu 3 chấm bên cạnh và chọn Settings and Sharing.

Sau đó, kéo xuống dưới tìm mục Daily Agenda, chọn Email và trợ lý ảo của bạn đã được thiết lập.

Ngoài ra, mình còn sử dụng Google Calendar để nhắc nhở deadline công việc nữa. Chọn thời gian mà bạn muốn được báo deadline trên lịch, sau đó chọn Reminder là bạn sẽ không bao giờ áp lực vì sợ quên hay trễ nữa !

Một tip nho nhỏ, Google Calendar không chỉ làm được ở trên laptop mà còn có cả ứng dụng trên điện thoại nha. Sau khi cài đặt, Google Calendar sẽ nhắc lịch sự kiện trên smartphone của bạn, giống như báo thức vậy đó. Một chiếc điện thoại sẽ tiện lợi hơn là việc phải mở laptop lên kiểm tra công việc hàng giờ đúng không?

4. Có thể tạo/hiển thị được nhiều lịch làm việc khác nhau

Như bao bạn trẻ khác, mình cũng ham hố làm nhiều dự án khác nhau cùng một lúc và cuối cùng là tự rơi vào khủng hoảng giữa hàng chục lịch họp chồng chéo lên nhau. Mà mỗi khi muốn ngồi nhìn lại xem thời gian mình phân bổ vào mỗi dự án là bao nhiêu, đã hợp lý hay chưa thì lại không thể nào nhớ được chính xác.

Thế nên mình lại phải viện vào sự trợ giúp của Google Calendar với tính năng cho phép mình tạo nhiều bộ lịch khác nhau trên cùng một tài khoản.

Tất cả những gì bạn mình làm đó là click vào dấu cộng ở cột bên trái màn hình và chọn New Calendar.

Tất cả mọi loại lịch sẽ được liệt kê ra ở cột bên trái, mục My Calendars. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn một vài bộ lịch theo ý muốn bằng cách tick hoặc bỏ tick vào các ô vuông ở mỗi đầu hàng.

5. Đặc biệt hữu ích với quản lý công việc nhóm

Bạn nào đã từng làm việc nhóm thì cũng biết rằng lên lịch họp cả team bao giờ cũng là một trong những công đoạn mệt mỏi và mất thời gian nhất. Làm sao để tổng hợp được lịch rảnh của cả nhóm, rồi làm sao từ lịch rảnh đó sắp xếp được một buổi họp? Xếp xong rồi thì thông báo như thế nào và sau nữa thì làm sao để biết các bạn có xác nhận tham gia được hay không? Giải quyết ngần đấy câu hỏi thôi cũng làm mình đủ stress.

Đây chính là ích lợi khiến mình đến với Google Calendar từ năm 2 đại học và sử dụng cho đến bây giờ. Là một người có 90% công việc liên quan đến teamwork, Google Lịch là một trong những công cụ giúp ích nổi bật nhất đối với mình.

Đầu tiên, bạn sẽ không phải hỏi lịch rảnh của đồng nghiệp nữa nhờ tính năng “Add a friend’s calendar” qua Gmail. Sau khi add, cả nhóm sẽ có thể nhìn được thời gian bận và rảnh của nhau.

Đừng lo về việc chia sẻ những thông tin quá riêng tư nhé vì Google Calendar có chế độ Hide details, tức là chỉ hiển thị bận hoặc không bận thôi. Vào phần Setting and Sharings, kéo xuống dưới chọn chế độ chia sẻ mà bạn mong muốn nhé.

Thứ hai, Google Calendar sẽ giúp bạn tạo lịch họp của team và mời các thành viên thông qua email. Người nhận được thư mời có thể trả lời Yes, No hoặc Maybe để thông báo sự có mặt của mình ở cuộc họp. Nhờ vậy, ở vị trí là người tổ chức cuộc họp, mình có thể kiểm soát được số lượng người tham gia và vắng mặt để có sự chuẩn bị kỹ càng hơn.

Thứ ba, bạn có thể chọn được lịch họp giữa hàng chục chiếc lịch của hàng chục người chỉ trong 2 phút nhờ Suggested Time. Tính năng này sẽ giúp bạn tự động chọn ra những slot thời gian tối ưu nhất cho cuộc họp mà có nhiều người tham gia nhất.

Hãy nhớ rằng ngoài laptop ra thì Google Calendar cũng có ứng dụng trên các thiết bị di động để bạn có thể mang đi và mở ra xem bất cứ lúc nào và bất cứ đâu nha. Chúc các bạn quản lý công việc thật tốt để tận dụng được từng khoảng thời gian quý giá !

Chia sẻ là lan tỏa giá trị cho những người xung quanh bạn. Đừng ngần ngại nhé!

Dương Văn Thuyên

Thích lan tỏa giá trị, mê thể thao cảm giác mạnh và yêu ngoại ngữ. Giá trị sống của mình là phát triển bản thân và người khác để trở thành con người mình mong muốn. Câu chuyện của Thuyên - Những bước nhảy định mệnh.

Bạn có suy nghĩ gì hơm?

Your email address will not be published. Required fields are marked *